Son yıllarda ülkemizde hem girişimciliğin yaygınlaşması hem de teknolojik gelişimler sebebiyle çalışma biçimlerimizdeki değişiklikler farklı ofis anlayışlarını da yaygınlaştırdı.

Artık çok daha fazla genç girişimci kendi işlerini kurmak istiyorlar. Elbette birçoğunun ilk aşamalarda yeterli finansman kaynakları olmuyor. Malum günümüzde İstanbul gibi büyük bir kentte merkezi bir konumdaki ofis kiraları da ateş pahası.

Hem bu tip finansal problemleri aşabilmek hem de internetin sağladığı farklı çalışma biçimleri bizi yeni tip ofis anlayışlarıyla tanıştırdı. Hazır ofis, paylaşımlı ofisler, home-ofis çalışma kültürü gibi sanal ofis anlayışı da gittikçe yaygınlaşan ve birçok girişimciye önemli avantajlar sunan bir uygulama.

Sanal ofis nedir?

Sanal Ofis, sürekli olarak size ait bir ofisiniz olmadığı halde; yasal adres, iletişim ve sekreterlik hizmetlerinin sunulmasıdır.

Sanal Ofis Hizmetleri Neleri Kapsar?

Bir sanal ofis kiraladığınızda bütçenize ve ihtiyaçlarınıza göre alacağınız hizmetleri belirleyebiliyorsunuz. Örneğin sadece kartvizitinizde görünecek bir adres ve gönderilerinizin alımı ve yönlendirilmesi için bile sanal ofis kiralayabilirsiniz. Elbette bu tip başlangıç paketlerinin ücretleri çok çok düşük düzeylerde.

Daha kapsamlı sanal ofis paketlerini seçerek sanal ofisinizi şirketinizin yasal adresi olarak gösterebilir, adınıza bir telefon hattı alabilir ve telefonunuzun şirket adınızla cevaplanmasını, notlarınızın tarafınıza iletilmesini de sağlayabilirsiniz.

Ayrıca sanal ofis hizmeti veren firmalar, sanal ofis müşterilerine ofislerdeki toplantı salonlarını indirimli kiralama, paylaşımlı ofislerden belirli saatlerde faydalanma gibi ekstra seçenekler de sunuyorlar. Bu tip hizmetleri kullanırken, catering, limitsiz internet, çay ve kahve ikramı gibi olanaklardan da faydalanabiliyorsunuz.

Sanal ofis yasal mı?

Ülkemizde şirket kurulumu için sabit bir adres bildirmeniz gereklidir. Bu adres ister kiraladığınız klasik bir ofis olsun ister eviniz olsun isterse sanal ofis firmasının adresi olsun değişen bir şey yoktur. Vergi dairesi ve maliye açısından tebligat yapılabilecek bir adresin olması yeterlidir. Türkiye’deki yasalar çerçevesinde sanal ofis yasaldır.

Sanal ofis şirket kurulumu nasıl yapılır?

Türkiye’de şirket kurulumu için bir tebligat adresi göstermeniz zorunludur. Şirketinizin resmi adresini sanal ofis olarak da gösterebilirsiniz. Sonuçta adı sanal da olsa ortada fiziki bir iş merkezi ve ofis vardır.

Öncelikle sanal ofis firmasıyla yasal adresinizi gösterebilmek için bir sözleşme yaparsınız. Sanal ofis firmasının size sunduğu adresi şirket adresiniz olarak göstererek resmi şirket kurulum işlemlerinizi tamamlarsınız. (İster şahıs şirketi kurun ister limited veya anonim şirket her koşulda yasal adresiniz olarak sanal ofis adresinizi kullanabilirsiniz.)

Şirket kurulumunuz bittikten sonra vergi dairesinden bir memur tebligat adresinizin doğru olup olmadığını tespit etmek üzere yoklama yapmaya gelir. Yoklama memurları geldiklerinde sanal ofis firmanızın resepsiyonu tarafından karşılanırlar. Size haber verilir ve yakındaysanız gelir yoklama işlemi için vergi memuruyla görüşür imzanızı atarsınız. Yok o anda gelemiyorsanız yoklama memurları genellikle telefon bırakıp randevulaşabiliyorlar.

Zaten vergi memurları da hazır ofis, sanal ofis gibi konseptlere artık alışıklar ve vergi mükellefinin ofis dışında olması halinde randevulaşarak yoklama işlemini tamamlıyorlar. Tüm bu işlemler sırasında sanal ofis firmaları da sizi yönlendirecektir.

Vergi yoklaması işlemi bittiğinde şirketiniz kurulmuştur. Artık yasal olarak bir şirketiniz ve vergi numaranız vardır. Hayırlı işler dileriz.

Sanal ofis hangi iş kolları için uygun değil?

Vergi kanunu açısından sanal ofisi yasaklayan hiçbir madde bulunmamasına rağmen bazı iş kollarının meslek odaları tarafından getirilen kimi kısıtlamaları mevcuttur. Örneğin Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler (Smmm), Tursab üyesi turizm acenteleri için ilgili meslek odaları ve birlikleri çeşitli kısıtlamalar getiriyor. Bu kısıtlamalara göre SMMM’ler veya Tursab üyesi turizm acenteleri başka şirketlerle ofislerini paylaşamazlar.

İster sanal ofis, ister home-ofis isterse klasik bir ofis tutacak olun; ofis tutmadan önce, yaptığınız meslek gereği üye olmanız gereken bir meslek odası varsa bu kurumun işyerinizin şartlarıyla ilgili kısıtlamalarını öğrenmenizde mutlaka yarar var.

Meslek odalarının kısıtlamaları dışında düşünülmesi gereken en önemli husus işyerinizde ne kadar zaman geçirdiğinizdir. Eğer çalışma saatlerinizin çok büyük bir bölümü ofisinizde geçecek veya müşterileriniz sıklıkla sizi ziyarete gelecekse elbette sanal ofis size göre bir çözüm olamaz. Bu durumda hazır ofis seçeneğini incelemenizde yarar var.

Evde laptopuyla çalışan genç kadın

Sanal ofis kimler için uygundur?

Sanal ofis, çalışma zamanının çok büyük bölümünü ofiste geçirmeyen, mobil olarak çalışan, mesaisini dışarıda müşteri ziyaretleri veya saha çalışmalarıyla geçiren ya da evden çalışan ama aynı zamanda prestijli bir adrese sahip olmak isteyen kişiler için idealdir.

Evden çalışanlar sanal ofis kiralayarak sadece prestijli bir adrese sahip olmakla kalmaz aynı zamanda telefon yanıtlama, yönlendirme, posta ve kargoların teslim alınması gibi hizmetlerden de yararlanabilir.

Sanal Ofisin Avantajları

Sanal ofisin en önemli avantajı klasik bir ofise göre karşılaştırılamayacak oranda ekonomik olmasıdır. Klasik bir ofise göre çok daha ucuz olmasının yanı sıra şirket adresi olarak evinizi göstermekten de çok daha prestijli ve profesyonel bir çözümdür.

Sanal Ofis Geleneksel Ofis Karşılaştırması

Öncelikle geleneksel bir ofis tuttuğunuzu düşünelim. Sanal ofisler genellikle merkezi konumları olan, lüks ve şık iş merkezlerinde bulunurlar. Bir sanal ofis kiralama bedeliyle aynı konumda ve aynı şıklıkta bir ofis kiralanması imkansızdır. İstanbul’un iş merkezinde, prestijli bir konumdaki plazada sanal ofis kiralama bedeliyle klasik bir ofis kiralamak isterseniz ulaşımı çok daha zor olabilecek, arka sokaklarda bir apartman dairesi veya hiç de şık olmayan bir ofis kiralayabileceksiniz. Elbette bu durum da müşteri ziyaretleri, toplantılar sırasında işinizi olumsuz etkileyecektir.

Buna rağmen yine de klasik bir ofis için kat be kat fazla kira ödemeniz gerekecektir. Ayrıca harcamalarınız sadece kirayla da bitmez. Emlak komisyonu, depozito, aidat, telefon, internet, su, elektrik, sekreter maaşı gibi daha birçok gideriniz olacaktır.

Sekreter tutmazsanız siz ofis dışındayken ziyaretçilerinizin karşılanması, telefonların cevaplanması, posta ve kargoların teslim alınması gibi sorunlarla karşılaşacaksınız. Sanal ofis seçeneğinde ise bu tip sorunlarınız olmayacaktır.

OlanaklarSanal Ofis Geneleksel Ofis
Ekonomik MaliyetÇok UcuzÇok daha Pahalı
Emlak komisyonuOk iconNo icon
DepozitoOk iconNo icon
Altyapı Giderleri (su, elektrik, doğalgaz, aidat, internet vb.)Ok iconNo icon
Sekreterya HizmetleriOk iconNo icon
Prestijli AdresOk iconNo icon
Toplantı SalonlarıOk iconNo icon
Kendinize ait ofis alanıNo iconOk icon

Yukarıdaki tablodan da karşılaştırabileceğiniz gibi, eğer sürekli ofis içinde çalışmanız gerekmiyorsa sanal ofisin klasik ofise göre birçok avantajı varken klasik ofis kiralayarak elde edeceğiz tek avantaj kendinize ait bir çalışma alanına sahip olmak olacaktır. Fakat bilinmelidir ki sanal ofis firmaları aynı zamanda hazır ofis kiralama hizmetleri de vermektedir. Yani sanal ofis ile başladığınız işiniz büyümeye başladığında ve personel gereksiniminiz doğduğunda, iş adresinizi değiştirmeden aynı adreste hazır ofis kiralayarak çalışma alanına sahip olmanız da mümkündür.

Sanal ofis Home-ofis Karşılaştırması

Sıklıkla karşılaştığımız şöyle bir görüş var:

“Eğer evden çalışacaksam neden sanal ofis kiralayayım ki, evimi iş adresi olarak da gösterebilirim.”

Resmi iş adresinizi eviniz olarak göstermenin ilk aşamada düşünülmeyen birçok sorunlar çıkarabileceğini size hatırlatmak ve bu sorunları listelemek isteriz:

  • Belediyeler ev adresinizin ofis olarak kullanıldığını tespit ederlerse su ve temizlik vergisi maliyetlerinizi artıracaklardır. Çünkü evler için uygulanan su ve temizlik vergisi tarifeleri çok daha düşüktür.
  • Müşterilerinize ev adresinize davet edemeyecek toplantılarınızı müşterilerinizin ofisinde ya da dışarıda yapmak zorunda kalacaksınız
  • Birçok müşteriniz ofisinizi görmek isteyecektir. Prestijli bir iş adresi işinize de hem prestij hem de profesyonellik katacaktır.
  • Siz evde yokken telefonlarız yanıtlanamayacak, posta ve kargolarınız teslim alınamayacaktır.
  • İşiniz büyüdüğünde ve daha büyük ofis alanına ihtiyaç duyduğunuzda adresiniz, telefonunuz ve belki de vergi daireniz değişmek zorunda olacaktır. Oysa sanal ofisten hazır ofis kiralamaya geçerek işiniz büyüdükçe ofisinizi de büyütmeniz imkan dahilindedir.
  • Evinizi resmi işyeri adresiniz olarak kullanabilmeniz için tüm komşularınızın rızasını almanız gereklidir. Çünkü yasal olarak tek bir komşunuz bile itiraz etse tamamı ev olan bir apartmanda yasal olarak işyeri açılamaz.